eRecruiting Tools

Digitalisierung: Recruiting-Software

Recruiting-Prozess optimieren  – Digitalisierung – Personalaufwand reduzieren – Strukturierte Kandidatenverwaltung

 

Sie wollen das aktuelle Thema Digitalisierung ebenfalls in Ihrem Unternehmen aufgreifen?

Wir unterstützen Sie dabei die richtige Lösung zu finden bzw. zeigen Wege auf, wie Sie die passende Software aus der Vielfalt an Anbietern auswählen können.

 

Ihre Anforderungen sammeln

Am Besten starten Sie damit, eine Liste an Anforderungen zu sammeln. Immer, wenn Sie oder Ihre Kollegen im Tagesgeschäft meinen, das ginge besser, notieren Sie die Situation oder den Arbeitsschritt. Überlegen Sie, was hätten Sie sich in dem Moment von einem Tool gewünscht?

Im Zuge eines konkreten Bewerber-Prozesses lassen sich die einzelnen Schritte am Besten nachvollziehen und dokumentieren. Arbeiten Sie bewusst im Team zusammen um ein Kollektiv an Anforderungen zu erstellen. Im Vordergrund steht, dass Ihre Arbeit erleichtert und die Candidate Experience in hoher Qualität abgedeckt wird.

Übersicht gängiger Funktionen

  • Übersichtliche Bewerberverwaltung
  • Tracking von Bewerbermanagement Aufgaben
  • Einfache Erstellung einer Stellenanzeige
  • Unterstützung bei der Vorauswahl von Bewerbern
  • Verwaltung von Stellenanzeigen in Online Stellenbörsen
  • Einbindung von Social Media Kanälen
  • Ausspielen von Stellenanzeigen auf Ihrer Website
  • Automatische e-Mail Antwort an Kandidaten

 

Vorteile für Ihre Bewerber

Unternehmen, die mit Recruiting Tools arbeiten, können sich über eine Vielzahl von Funktionen freuen, die sowohl Kandidaten als auch die Personalberater im Recruitingprozess unterstützen.

Häufig werden die Stellenanzeigen in einheitlichem Design auf der Karriere-Seite der eigenen Website eingebunden und zusätzlich über weitere Recruiting Kanäle veröffentlicht. Stimmen Stellenbeschreibung, Außenauftritt des Unternehmens und Attraktivität des Angebotes (employer branding) mit den Wünschen des Bewerbers überein erfolgt mit hoher Wahrscheinlichkeit der Versand der Bewerbung. Mittlerweile gehört es nahezu zum Standard, dass eine Bewerbung über ein Mobile App und mit wenigen Klicks versandt werden kann. Automatisch erhält der Kandidat eine Eingangsbestätigung – ebenfalls in gleichem Design wie er es von der Karriereseite gewohnt ist.

Die Bewerbermanagement Software informiert den Recruiter über den Bewerbungseingang. Vermehrt bieten die Hersteller der Recruiting Software automatische Vorauswahl Prozesse an. Damit wird der Zeitraum vom Bewerbungseingang bis zum nächsten Kontakt mit dem Bewerber deutlich beschleunigt. Mit Blick auf die Bewerberzufriedenheit spielt genau dieser Prozess eine bedeutende Rolle.

Selbst wenn die ausgeschriebene Stelle nicht auf den Kandidaten passt und dieser eine Absage erhält, kann die Aufnahme in das Talent Network des Unternehmens angeboten werden. Zusammengefasst sind diese Vorteile für Bewerber besonders hervorzuheben:

  • Strukturierte Darstellung von Stellenanzeigen auf der Webseite
  • Vielfalt an zusätzlichen Kanälen (z.B. Social Media, Stellenportale)
  • Einfacher Bewerbungsprozess über Mobile App
  • Benachrichtigung über Bewerbungseingang
  • Nachvollziehbare Kommunikation mit Recruiter
  • Optional: Aufnahme in Talent Pool

 

Mehrwert für Recruiter

Die Anforderungen an modernes e Recruiting werden immer anspruchsvoller. Die geeignete Bewerber – Zielgruppe zu definieren, Prozesse attraktiv zu gestalten und letztlich das passende Personal zu finden, soll in immer kürzeren Zeitspannen erfolgen. An dieser Stelle ist der Einsatz von Bewerbermanagement Software extrem hilfreich. Das Bewerbermanagement und die damit verbundenen Prozesse vom Eingang der Bewerbung, über die Nachricht an den Kandidaten, das Verwalten der Daten (inkl. Filter – Funktion), die Organisation von Interviews bzw. die Kommunikation im Unternehmen oder die Abstimmung des Recruiting Teams müssen vom Recruiter koordiniert werden. Mit Blick auf die vielen Funktionen, die eine Recruiting Software inkludiert, schätzen Recruiter diese speziell:

  • Schnelle und einfache Veröffentlichung von Stellen über mehrere Kanäle
  • Unkomplizierte Abwicklung der Recruiting Prozesse
  • Mehr Zeit für den Kandidaten im Interview
  • Gezielte Ansprache von Talenten
  • Einfache Einbindung des Teams in der Vorauswahl
  • Administration der Kandidaten in wenigen Klicks

 

Auswahl der Recruiting Software

Nehmen wir an, Sie haben eine ausführliche Liste an Anforderungen an Ihre Bewerbermanagement Software erstellt. Nun ist der richtige Moment gekommen Anbieter zu kontaktieren und deren Tool mit den gewünschten Funktionen, die Ihr Team gesammelt hat abzugleichen. Sie werden feststellen, dass einige Anbieter mit Ihrer Recruiting Software einen anderen Recruiting Prozess verfolgen, als sie und Ihr Team es bis jetzt getan haben. In manchen Fällen werden Sie auf neue Funktionen stoßen, die Sie positiv überraschen oder eine Lösung sehen, die Ihren Anforderungen widersprechen. Für diesen Evaluierungsprozess empfiehlt es sich eine vergleichbare Checkliste zu führen, die jedes Tool nach Ihren Maßgaben vergleichbar macht. Fordern Sie weitere Informationen an, fragen Sie nach dem Umgang mit Cookies und den allgemeinen technischen Gegebenheiten (z.B. Hosting Optionen). Wird Software as a service (SAAS) angeboten?

Darüber hinaus empfiehlt es sich eine Testversion zu nutzen oder sich die Inhalte der Recruiting Software im Detail präsentieren zu lassen. Probieren Sie dabei konkrete Inhalte Ihres Recruiting Prozesses aus und lassen Sie sich vom Anbieter auch die Statistik-Varianten zur Auswertung der Performance zeigen.

 

Implementierung der Lösung im Unternehmen

Von der Entscheidung welcher Anbieter gewählt wird bis zum Zeitpunkt der ersten operativen Nutzung der Bewerbermanagement Software muss es gar nicht all zu lange dauern. Abhängig von der technischen Architektur und dem Umfang der Recruiting Prozesse können die Inhalte der Stellenanzeigen auf der Webseite schnell veröffentlicht werden, das Team und dessen Rollen / Rechte zügig eingerichtet werden.

Sollte es zu Unsicherheiten bei der Einrichtung kommen, bietet der Anbieter häufig Support an und unterstützt dabei, dass das Team das Recruiting Tool in den Grundzügen kennenlernen kann. Oftmals ist die Recruiting Software so intuitiv zu nutzen, dass die Mitarbeiter kaum Herausforderungen haben die erste Erfahrung damit zu sammeln. Ziel ist es, den Recruiting Prozess so aufzusetzen, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber präsentiert wird, Bewerbungen eingehen und schließlich die passenden Kandidaten als Mitarbeiter gewonnen werden.

 

Beratung – in welchen Fällen?

Der Prozess von der Evaluierung, also Sammlung von Anforderungen über die Auswahl der geeigneten Recruiting Software bis hin zur operativen Anwendung bedarf ausreichend Zeit, Erfahrung sowie geschulte Mitarbeiter. Häufig versprechen die Hersteller von Bewerbermanagement Software eine Reihe von Funktionen, die als Werbung attraktiv klingen, jedoch im Endeffekt gar nicht notwendig sind. Auf der anderen Seite können Anwendungen, die für das Recruitment wichtig sind, nicht ausreichend abgebildet werden.

Ein Berater unterstützt das Unternehmen dabei, die geeigneten Anbieter vorzuselektieren, begleitet die Präsentation der jeweiligen Bewerbermanagement Software, vergleicht die Angebote und bereitet eine Entscheidungsvorlage für die Entscheidungsträger vor. Auf Wunsch kann auch die Verhandlung des Vertrages und der Konditionen begleitet werden.

Nach der Kaufentscheidung sorgt der Berater dafür, dass die Recruiting Software wie vom Hersteller angeboten implementiert wird. Jeder einzelne Bereich des Anforderungskataloges wird geprüft, sodass das Unternehmen mit Sicherheit das erhält, was es bestellt hat. Das Recruitment wird auf Lösungen wie Social Media recruiting oder e recruitment getestet. Erst nachdem die ersten Bewerbungen eingehen, Kandidaten in der Bewerbermanagement Software verwaltet wurden, erhält das Unternehmen die Bestätigung, dass das Projekt erfolgreich umgesetzt wurde.

Bei dieser Gelegenheit sei noch erwähnt, dass sich in den meisten Fällen die Anschaffung einer Recruiting Software lohnt, da der Aufwand für Personalvermittler reduziert bzw. der Recruiting Prozess an sich optimiert wird. Eine Investitionsrechnung verdeutlicht das Einsparungspotential und sollte in der Dokumentation der Entscheidungsvorlage unbedingt enthalten sein.

Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Sie Fragen zum Thema Bewerbermanagement, Recruiting Software, die erfolgreiche Gewinnung von Kandidaten oder generell e- recruiting haben.

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